CRM WhatsApp : Solusi Terbaik untuk Aktivitas Customer Service

Pelayanan yang berorientasi pada konsumen dapat diciptakan dengan mempertimbangkan preferensi serta keluhan pelanggan. Dalam mewujudkan hal tersebut, bisnis perlu menyediakan wadah yang mampu menampung kritik, saran, serta keluhan pelanggan. Dalam pelaksanaanya, hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan CRM Whatsapp ke dalam customer service.

Aktivitas customer service yang membutuhkan tugas berulang seperti menyapa pelanggan hingga menyelesaikan permasalahan pelanggan diperlukan sistem yang kompleks.

Namun, dengan adanya Whatsapp CRM, agen tidak perlu lagi menjawab semua pertanyaan pelanggan secara manual. Otomatisasi yang digemborkan oleh penyedia crm mampu mengurangi beban pekerjaan tim customer service.

Dalam pelaksanaannya, CRM (Customer Relationship Management) dapat membuat sistem tiket dimana keluhan pelanggan akan ditampung terlebih dahulu oleh chatbot, dan apabila permasalahan mulai kompleks tiket akan diarahkan kepada agen customer service.

Peran dan Tujuan Customer Service dalam Bisnis

Customer service merupakan aspek penting dalam bisnis untuk menjaga kepuasan pelanggan. Tugas mereka adalah melayani pelanggan terkait produk sebelum ataupun sesudah pembelian. Dalam hal ini agen customer service menjadi perwakilan perusahaan yang berhadapan langsung dengan konsumen. 

Sehingga bila dilihat lebih jauh, berikut beberapa peran dan tujuan customer service dalam bisnis :

• Mempresentasikan brand image perusahaan, sehingga dibutuhkan tim yang mampu menunjukkan keramahan serta pengetahuan produk yang baik.

• Menjadi penengah yang menghubungkan pelanggan dengan bisnis, membantu memberikan pengetahuan mengenai kendala yang dihadapi pelanggan.

• Menjadi penentu kesetiaan serta kepuasan pelanggan, pelayanan yang baik dan ramah akan meningkatkan kepuasan serta loyalitas pelanggan.

• Memudahkan alur kerja agen customer service, sehingga tim dapat melayani pelanggan dengan optimal.

Menggunakan integrasi antara WhatsApp dan CRM dalam customer service bukan hanya tentang menerapkan inovasi baru, tetapi juga tentang mengoptimalkan hubungan pelanggan. Dengan mengintegrasikan kontak ke dalam CRM WhatsApp, bisnis dapat memperkuat interaksi dengan pelanggannya.

Hal ini memungkinkan tim layanan pelanggan untuk dengan mudah mengakses riwayat percakapan, memahami kebutuhan individual pelanggan, dan memberikan respons yang lebih terarah dan efisien. Dengan demikian, integrasi ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga membantu membangun hubungan yang lebih kokoh dan berkelanjutan antara perusahaan dan pelanggan mereka.

Dengan hal ini, penggunaan integrasi antara whatsapp dan CRM tidak hanya memperbaiki layanan pelanggan, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan.

Cara Mengoptimalkan Whatsapp CRM untuk Customer Service

Mengoptimalkan WhatsApp dalam CRM untuk layanan pelanggan memiliki fungsi utama dalam bisnis meliputi: 

• Memungkinkan perusahaan untuk memberikan respons yang cepat dan efisien kepada pelanggan melalui platform yang mereka gunakan secara aktif.

• Integrasi keduanya memungkinkan perusahaan untuk mengelola percakapan dan data pelanggan secara terpusat, yang membantu dalam analisis dan pemahaman kebutuhan pelanggan. 

• Dengan mengintegrasikan WhatsApp dalam CRM, perusahaan dapat meningkatkan keterlibatan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis dengan memberikan layanan yang lebih personal dan terarah.

• Penggunaan CRM Whatsapp dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dan koordinasi antara tim layanan pelanggan. 

Selain itu, berikut beberapa hal yang perlu dilakukan untuk mengoptimalkan penggunaan CRM Whatsapp sebagai customer service.

1. Menerapkan otomatisasi pada FAQs

Pelanggan kerap menanyakan pertanyaan yang berulang sehingga penting bagi bisnis untuk menerapkan otomatisasi untuk pertanyaan yang sering ditanyakan kepada cs. 

Bisnis juga dapat mengintegrasikan CRM Whatsapp dengan chatbot atau tombol interaktif, sehingga pelanggan dapat merasakan pengalaman pelayanan pelanggan yang responsif. Dengan demikian, agen cs dapat fokus mengatasi keluhan pelanggan yang lebih kompleks.

2. Mengaplikasikan fitur pipeline pada Whatsapp CRM

Pelanggan seringkali menghubungi cs dengan permasalahan yang berbeda-beda. Ada yang bermasalah dengan kualitas produk, masalah pengiriman ataupun kendala dalam penggunaan produk. Dengan memanfaatkan tampilan pipeline pada whatsapp CRM, bisnis dapat mengelompokkan jenis keluhan pelanggan menjadi beberapa segmentasi. Hal ini akan meningkatkan tingkat efisiensi tim cs dalam meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Memanfaatkan fitur analisis untuk perencanaan strategis

Melalui keluhan pelanggan yang diterima oleh cs, bisnis dapat mengumpulkan data preferensi pelanggan melalui percakapan tersebut. Sehingga dengan mempertimbangkan keluhan pelanggan, bisnis dapat menunjukkan komitmen dalam memuaskan pelanggan. Selain itu fitur analisis yang ada dalam CRM juga dapat mencatat bagaimana tanggapan pelanggan terhadap kualitas cs. 

4. Menggunakan fitur omnichannel 

Dengan banyaknya media sosial yang digunakan oleh bisnis, tidak menutup kemungkinan jika pelanggan akan menghubungi melalui platform lain. Sehingga kinerja jadi tidak efektif jika tim cs harus bolak-balik untuk membuka banyak aplikasi demi menanggapi pertanyaan maupun keluhan pelanggan. 

Dengan adanya fitur omnichannel dalam whatsapp CRM, bisnis dapat mengakses pes n dari berbagai media sosial hanya melalui satu aplikasi saja. Dengan demikian, cs akan jadi lebih efisien.

Integrasi WhatsApp dalam sistem CRM adalah solusi yang efektif untuk meningkatkan aktivitas customer service. Dengan fitur-fitur canggih dalam CRM Whatsapp, perusahaan dapat memberikan respons yang cepat dan akurat kepada pelanggan.

Analisis data pelanggan dari percakapan WhatsApp juga memungkinkan penyesuaian strategi layanan pelanggan dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas. Integrasi ini juga memfasilitasi manajemen data pelanggan yang terpusat, meningkatkan koordinasi antara tim layanan pelanggan, dan memperkuat hubungan bisnis dengan pelanggan.

Dengan demikian, integrasi WhatsApp dalam CRM memberikan keunggulan kompetitif dalam memenuhi harapan pelanggan dan mengoptimalkan pengalaman layanan mereka.

Semoga bermanfaat.